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Sistemas de información

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Un sistema de información es un conjunto de datos que interactúan entre sí con un propósito común.

En la tecnología de la información, los sistemas de información ayudan a gestionar, recopilar, recuperar, procesar, almacenar y distribuir información relevante para los procesos fundamentales y las particularidades de cada organización.

La importancia de un sistema de información radica en la eficiencia en la correlación de una gran cantidad de datos ingresados a través de procesos diseñados para cada área con el objetivo de producir información válida para la posterior toma de decisiones.

Características de un sistema de información

Un sistema de información se caracteriza principalmente por la eficiencia que procesa los datos en relación con el área de acción. Los sistemas de información son alimentados por los procesos y herramientas de estadística, probabilidad, inteligencia de negocios, producción, marketing, entre otros para alcanzar la mejor solución.

Un sistema de información se destaca por su diseño, facilidad de uso, flexibilidad, mantenimiento automático de registros, apoyo en la toma de decisiones críticas y anonimato en la información no relevante.

Componentes de un sistema de información

Los componentes que componen un sistema de comunicación son:

  • la entrada: donde se alimentan los datos,
  • el proceso: uso de las herramientas de las áreas contempladas para relacionar, resumir o concluir,
    el resultado: refleja la producción de la información, y
  • feedback: los resultados obtenidos son introducidos y procesados de nuevo.

Los elementos que componen un sistema de información se agrupan en las tres dimensiones cubiertas por el sistema:

  • dimensión organizativa: forma parte de la estructura organizativa, por ejemplo, la base de los modelos de negocio o el gestor del diálogo.
  • dimensión humana: producen y producen la sinergia necesaria para que el sistema funcione, por ejemplo, la introducción y el uso de bases de datos.
  • dimensión tecnológica: es la implementación para la formación de la estructura, por ejemplo, la sala de servidores y los sistemas de reserva de energía.

Tipos de sistemas de información

En la cultura organizacional, existen varios tipos de sistemas de información dependiendo del nivel operativo en el que se utilizan. A continuación se enumeran algunos de los sistemas más comunes:

  • para el tratamiento de datos (TPS: Sistema de tratamiento tradicional): nivel operativo, diseñado para tratar grandes volúmenes de información alimentando grandes bases de datos.
  • Sistemas de trabajo del conocimiento (KWS): a nivel operativo, selecciona la mejor solución para el problema presentado.
  • para la administración y la gestión (MIS: Sistemas de información de gestión): a nivel administrativo, gestiona y prepara informes periódicos.
  • Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (SSD): a nivel estratégico, destaca por su diseño e inteligencia que permite una adecuada selección e implementación de los proyectos.
  • Sistemas de información para ejecutivos (EIS): nivel estratégico, sistema personalizado para cada ejecutivo para ver y analizar datos críticos.
  • sistemas funcionales relacionados con los procesos internos de la organización: constituyen la base de los sistemas de información para los ejecutivos. Algunos de los más conocidos implementados para las necesidades de cada área son:
  • Sistema de Información de Marketing (SIM)
  • Sistema de información de producción (SIP)
  • Sistema de Información Financiera (FIS)
  • Sistema de información de personal (HRIS)
  • EIS (Sistema de información para ejecutivos)
  • Sistema de Información Geográfica (SIG)
  • Sistema de Información Legislativa (SIL)

Elementos de un sistema de información 

Los elementos del sistema de información, representados son:

  • Base de datos: Es donde se almacena toda la información necesaria para la toma de decisiones. La información está organizada en registros específicos e identificables;
  • Transacciones: Corresponde a todos los elementos de la interfaz que permiten al usuario: consultar, añadir, modificar o eliminar un registro específico de Información;
  • Informes: Corresponden a todos los elementos de la interfaz a través de los cuales el usuario puede obtener uno o más registros y/o información estadística (contar, añadir) según criterios de búsqueda y selección definidos.

Los otros elementos de un sistema de información son:

  • Procesos: Corresponden a todos aquellos elementos que, según una lógica predefinida, obtienen información de la base de datos y generan nuevos registros de información. Los procesos sólo son controlados por el usuario (de ahí la línea de puntos);
  • Usuario: Identifica a todas las personas que interactúan con el sistema, esto incluye desde el más alto nivel ejecutivo que recibe los reportes estadísticos procesados, hasta el usuario operativo que se encarga de recolectar e ingresar la información en el sistema.
  • Trámites Administrativos: Corresponde al conjunto de reglas y políticas de la organización, que rigen el comportamiento de los usuarios frente al sistema. En particular, deben garantizar que bajo ninguna circunstancia un usuario tenga acceso directo a la base de datos.

Clasificación de sistemas de información

Clasificación según la finalidad

Por lo general, los sistemas de información pueden clasificarse de tres maneras según sus objetivos generales:

  • Los sistemas transaccionales son sistemas de información que logran la automatización de los procesos operativos dentro de una organización porque su función principal es procesar transacciones como pagos, cobros, llegadas, salidas, etc.
  • Sistemas de apoyo Sistemas de apoyo a la decisión, Sistemas de apoyo a la decisión de grupos, Sistemas de apoyo a la decisión de expertos y Sistemas de información para ejecutivos: Son Sistemas de Información que soportan el proceso de toma de decisiones.
  • Los Sistemas Estratégicos son sistemas de información desarrollados en las organizaciones para lograr ventajas competitivas a través del uso de la tecnología de la información.

Clasificación estructural y funcional

Dependiendo del enfoque, los sistemas de información pueden agruparse en una determinada clasificación, lo que da una idea esencial de su estructura y funcionamiento.

Según el elemento principal de procesamiento de la información, los sistemas de información pueden ser de tres tipos (Manual, Mecanizado e Informatizado):

  • Manual: cuando el hombre asistido por ciertos equipos (máquinas de escribir, vibras, archivos, etc.) realiza las principales funciones de recolección, registro, almacenamiento, cálculo y generación de información.
  • Mecanizado: cuando determinadas máquinas realizan las principales funciones de procesamiento.
  • Computarizado: Para los sistemas mecanizados que utilizan un ordenador, según el tipo de interacción Hombre-Máquina, los sistemas de información pueden ser de dos tipos
  • Bath:: el usuario proporciona los datos necesarios para la ejecución de un proceso y espera a que el ordenador termine la tarea para recibir los resultados;
  • Online: existe un diálogo directo entre el usuario y el ordenador durante la ejecución de un proceso.

Clasificación según la organización física.

Por lo que se refiere a la organización física de los principales recursos de procesamiento de datos, los sistemas de información pueden ser de un tipo:

  • Procesos centralizados: los recursos se ubican en un área física específica, de forma que se puede acceder a ellos desde la misma instalación o desde ubicaciones remotas, a través de líneas de comunicación de datos (teléfono, microondas, satélite, etc.).
  • Proceso distribuido: los recursos se dispersan en diferentes lugares de un área territorial (ciudad, país, continente, etc.), de forma que el tratamiento se realiza en el lugar de origen de los datos, con la posibilidad de compartir información entre las diferentes instalaciones, a través de la información de una “Red de Comunicación”.

Imágenes de sistemas de información

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