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Para que sirve la ofimática

ofimatica

La ofimática se refiere a las herramientas informáticas utilizadas para gestionar una oficina globalmente. Entre estas herramientas se encuentran procesadores de texto, hojas de cálculo, bases de datos, programas de presentación, gestores de correo electrónico, calendario… Cada herramienta necesita un programa diferente y podemos encontrar paquetes de ofimática, que los ofrecen bajo el mismo nombre que suelen reunir todos los programas bajo un entorno similar, lo que facilita su uso.

Ofimática

La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas utilizadas en las funciones ofimáticas para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionadas.

Las herramientas ofimáticas le permiten diseñar, crear, manipular, transmitir y almacenar la información que necesita en una oficina. Ahora es esencial que estén conectados a una red local y/o a Internet.

La ofimática comenzó a desarrollarse en la década de 1970, con la masificación de los equipos ofimáticos, que comenzaron a incluir microprocesadores, y los métodos y herramientas fueron sustituidos por otros más modernos. Por ejemplo, la máquina de escribir es dejada atrás y reemplazada por las computadoras y sus procesadores de texto e incluso por el dictado automático de voz.

Herramientas de ofimática 

  • Procesamiento de textos: Ver Procesador de texto.
  • Hoja de cálculo
  • Herramientas de presentación multimedia.
  • Base de datos.
  • Utilidades: agendas, calculadoras, etc.
  • Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros.
  • Herramientas de reconocimiento de voz.
  • Suite o paquete ofimático: paquete de múltiples herramientas ofimáticas como Microsoft Office, OpenOffice, etc.

Una herramienta de ofimática es un conjunto de programas, que se utilizan en las oficinas y se utiliza para diferentes funciones como crear, modificar, organizar, escanear, imprimir, etc. Son ampliamente utilizados en varios lugares, ya que al ser eso (una colección), hace que sea asequible adquirir toda la suite, qué programas por programa, lo cual es más complejo, tener que conseguir programa por programa, y en el caso de software de pago, más caro.

De estas suites, cuando se incluyen los programas en ellas, no hay ningún estándar en los programas a incluir; pero la gran mayoría incluye al menos un procesador de texto y una hoja de cálculo. Además, la suite puede contener un programa de presentación, un sistema de gestión de bases de datos, herramientas menores de gráficos y comunicaciones, un administrador de información personal (agenda y cliente de correo electrónico) y un navegador web.

Actualmente, las suites de oficina dominantes en el mercado son, por parte del software de pago, Microsoft Office, que tiene sus propios formatos de documentos cerrados para cada uno de sus programas. En cuanto al software libre, existe OpenOffice, desarrollado por Sun Microsystems, también con un formato para cada programa, pero de código abierto. Debido a esto y a la pobre compatibilidad entre las suites de Microsoft con otros formatos abiertos (como OpenDocument), cada suite de ofimática se desarrolla de una manera que generalmente no es muy adaptable a los cambios realizados por una u otra suite.

Word

Aunque sus posibilidades van mucho más allá, es un PROCESADOR DE TEXTO. Tanto si desea escribir una carta, un fax, un currículum vitae, un informe o una nota, incluso si desea hacer un folleto, un manual, una tesis, una monografía o un resumen, crear una agenda o un calendario, esta es la aplicación de sus sueños.

También puede, por supuesto, utilizar todo su poder, crear páginas web, crear gráficos, organigramas, diseños profesionalmente acabados, introducir imágenes, animaciones, sonidos, etc.

Excel

Su función principal es la de una HOJA DE CÁLCULO o HOJA ELECTRÓNICA. Advertencia: El uso puede causar un suspiro de alivio. Puede crear facturas, balances, controlar gastos, mantener estados de cuenta e incluso administrar toda la economía de su hogar y de su negocio, incluyendo la administración de salarios y el control de tarjetas de crédito.

Afortunadamente, la fiabilidad de sus funciones permite innumerables posibilidades…. también podemos confiar en usted con estadísticas y cálculos complicados, compartir datos fácilmente e incluso ponerlos en la web. Además podemos insertar todo tipo de objetos como en Word, sonidos, imágenes, etc…. y los comentarios de bienvenida, que se pueden introducir en cada celda. Como beneficio adicional, maneja los datos de una manera muy útil, filtrando los contenidos para darnos sólo la información que nos interesa.

Access

Una BASE DE DATOS por excelencia. Se ha ganado el reconocimiento de los usuarios en todos los niveles. Los diferentes niveles de gestión de Access marcarán la diferencia respecto al resultado de su creación. Puede gestionar contactos y llamadas, controlar el inventario y los pedidos, realizar un seguimiento de libros, revistas, música, etc. Las aplicaciones son innumerables.

Su potencia le permitirá crear su propio programa para gestionar todos los datos que desee, relacionarlos con sus gustos, mostrarlos actualizados en todo momento, imprimir informes completos y crear una interfaz que permita a otros usuarios introducir, darse de baja y modificar datos con sencillez.

PowerPoint

Ideal para hacer PRESENTACIONES.

Una forma amena de presentar sus proyectos, ideas, resultados o tareas de una empresa, cualidades de su producto, explicaciones de sus clases, etc. a otros.

Es el formato ideal para acompañarle en sus discursos o presentaciones con una audiencia, o para enviar el archivo y dejar que se explique.

Puedes hacer diferentes animaciones, insertar imágenes, gráficos, películas, música o tus propias palabras, si lo deseas. Si tienes una cámara web y un micrófono, también puedes transmitir en vivo a grupos pequeños y mostrarles tu presentación.

Historia de la ofimática 

La aparición y crecimiento de la ofimática comenzó con la informatización de las oficinas, la llegada de computadoras, fotocopiadoras, faxes, el uso del correo electrónico, entre otras innovaciones tecnológicas. Estos avances permitieron optimizar el uso de los recursos, agilizar los procesos, reducir costos y comunicar mejor todas las rutinas.

A partir de los años ochenta, la ofimática se convirtió en una plataforma de gestión, primero como medio de almacenamiento en un espacio cada vez más reducido y asequible y como medio de conexión a redes, o con el mundo exterior, gracias a Internet. Cada vez más tareas pueden ser cubiertas por la ofimática, ya sea en ordenadores de sobremesa, portátiles, tabletas o teléfonos inteligentes, y pueden interactuar entre sí.

La ofimática también puede hacer uso de la nube, tanto para crear documentos como para guardarlos. Este modo en línea se está extendiendo cada vez más, ya que nos ahorra espacio en nuestros discos duros, y tenemos acceso desde cualquier parte del mundo a través de Internet. Hoy en día toda empresa necesita encontrar soluciones ofimáticas que satisfagan sus necesidades, ya sea en un entorno online u offline.

En una oficina, se realizan todo tipo de tareas de oficina, desde las más básicas como escribir un texto, escribir un correo electrónico o escanear e imprimir un documento, típicas del software de tratamiento de textos. También es común producir presentaciones de diapositivas para dar a conocer los proyectos o impartir capacitación con el programa de presentaciones. Las hojas de cálculo son esenciales para la contabilidad de la empresa y, en algunos casos, se convierten en una base de datos muy completa y versátil.

Hoy en día, es imprescindible tener un conocimiento profundo de la ofimática para poder llevar a cabo las tareas cotidianas para las que se requiere un ordenador y, sobre todo, para poder acceder a cualquier trabajo de carácter administrativo.

Debido a esta necesidad, la ofimática ha evolucionado para ser asequible y fácil de usar a todos los niveles. Esta es la primera cosa que los que son nuevos a las computadoras aprenderán, ya que nos ayuda a hacer frente a los problemas informáticos del día a día también.

Hay programas de oficina y paquetes de diferentes marcas y también software libre, disponible de forma gratuita en Internet.

Importancia de la ofimática

Se puede decir que hoy en día la ofimática es enormemente importante en el contexto de una oficina porque ofrece una serie de herramientas informáticas que sirven para racionalizar en gran medida el trabajo que se presenta diariamente. Estas herramientas mejoran año tras año y con las capacidades añadidas en términos de procesamiento de la información, se puede decir que hay un verdadero salto en la productividad en esta área.

La ofimática en este sentido permite una clara simplificación de una enorme cantidad de tareas, una simplificación que nos permite dedicar nuestro tiempo a otro tipo de tareas.

La ofimática debe su desarrollo en gran parte a la aparición del ordenador personal y a su posterior evolución. De hecho, antes de esto, los ordenadores estaban relegados en gran medida a áreas de investigación o empresas que podían permitirse una inversión significativa en tecnología. Sin embargo, con el advenimiento de los ordenadores personales, se abrió todo un nuevo mundo, permitiendo la posibilidad de llevar a cabo tareas complejas mediante la incorporación de un ordenador de bajo coste. Así, este nuevo artefacto pronto se apoderó del entorno de la oficina, permitiendo un nuevo escenario de trabajo.

Como resultado de la incorporación del ordenador al entorno de oficina, se desarrollaron diferentes aplicaciones especializadas para llevar a cabo las tareas más comunes. Así es como podemos ver la aparición de hojas de cálculo, la aparición de procesadores de texto y motores de bases de datos adaptados a esta nueva situación. Con el paso del tiempo, estos programas se desarrollaron y apareció una gran competencia a este respecto, lo que alentó la mejora continua. Hoy en día, disponen de una interfaz gráfica intuitiva que permite un control exhaustivo de las posibilidades más complejas.

Actualmente existe un claro predominio de Microsoft en términos de herramientas ofimáticas. De hecho, la suite Microsoft Office ofrece una amplia variedad de programas para todas las actividades de una oficina, programas que se integran en diferentes aspectos, facilitando el trabajo en este contexto. En el caso de Linux, hay muchas variantes de los programas de Microsoft, pero con la ventaja añadida de ser gratuito. Sin embargo, es importante señalar que hoy en día Internet es la verdadera revolución en este sentido, una situación que puede explicarse por la comunicación sencilla y de bajo coste que permite el trabajo coordinado en tiempo real a través de la mensajería instantánea.

Imágenes de ofimática

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